如何完成藥物和醫療器械臨床試驗機構信息系統備案填報

導語：大家都知道，在《藥物臨床試驗機構監督檢查要點》中規定了，機構必須在“藥物臨床試驗機構備案管理信息平臺”完成登記備案，無隱瞞真實情況、存在重大遺漏、提供誤導性或者虛假信息或者采取其他欺騙手段取得備案的情況。

備案完成后方可開展臨床試驗，并且在《醫療器械臨床試驗機構監督檢查要點》中也有同樣的規定。那么，在實際工作場景中，機構究竟該如何在藥物和醫療器械臨床試驗機構備案管理信息系統完成線上備案呢？

1、賬號注冊申請

作為一家未來計劃要開展藥物/醫療器械臨床試驗的新機構，完成線上備案基本也就進行到了預約省局首次日常監督檢查的最后一步工作了；

在既往我們負責輔導的醫療機構里，一般會建議大家在進行了獨立的三方評估后，形成了可供省局線上形式審查通過的評估/整改報告以后，就可以去到我們的藥物或醫療器械的臨床試驗機構備案系統中去填報相關的信息，從而完成線上備案。

當然，這個備案系統通常是需要提前去進行注冊的，并且注冊后所獲取的每家醫院自己的賬號是需要后臺進行審核，這個過程也是需要一定的時間，所以一般我們建議大家注冊系統申請賬號這個步驟的工作可以在醫院決定籌建藥物/醫療器械臨床試驗機構的階段來進行。

醫院通常會授權我們機構辦公室的秘書進入國家藥品監督管理局官網找到政務服務，點擊該服務內容下的藥物臨床試驗機構備案或醫療器械臨床試驗機構備案，選擇在線辦理按鈕，填寫基本信息完成注冊。

2、賬號注冊準備材料

大家可能會問到，在進行賬號注冊的時候我們需要準備哪些基本材料呢？那么，按照要求一般需要提供以下類別的材料：

A. 機構社會組織代碼/信用代碼掃描件（軍隊醫院可以用軍隊單位對外有償服務許可證掃描件，僅用于用戶注冊目的）；

B.執業資格證書（資質、許可證）（非醫療機構非必填）；

C. 營業執照（非營利性機構可不上傳此項）；

D.法人代表（醫院負責人）身份證/護照掃描件；

E. 聯系人授權書掃描件；

F. 聯系人身份證/護照掃描件；

G. 醫療機構級別證明文件（非醫療機構非必填）。

（有模板的文件建議按照系統提示下載固定的模板進行填寫。）

3、賬號注冊--2個賬號

一般來說在注冊賬號時是需要注冊兩個賬號的：一個法人賬號和一個經辦人賬號。

法人賬號是系統的內審賬戶，個人賬號（法人經辦人）才是系統的填報賬戶。

兩個賬號經過注冊，后臺審核通過后才能進行登錄。不管是法人賬戶登錄還是個人辦理機構業務賬戶登錄都是通過法人賬戶登錄界面進行登錄。

登錄成功后，選擇“醫療器械”或“藥物”子系統，就可以進行后續填報操作了。

備案信息填報時主要需要填寫機構基本信息、倫理委員會基本信息、備案專業的基本信息以及備案資料清單。

4、信息填報說明

倫理委員會基本信息填報注意：

倫理委員會基本信填寫需要提供該倫理委員會是否已經在醫學研究登記備案信息系統完成備案的情況。

也就是說對于倫理委員會的備案我們首先還要在醫學研究登記備案信息系統完成備案；然后再在藥物和醫療器械臨床試驗機構信息系統中填寫相關的備案證明資料完成備案。

質量管理體系文件上傳注意：

當前并未規定全部原文都需要進行上傳，系統上只提示上傳文件清單即可。因此建議至少要把我們質量文件的目錄進行上傳。

5、評估流程說明

在藥物和醫療器械臨床試驗機構監督檢查要點及判定原則中都提到備案前要對本單位是否具備藥物或醫療器械臨床試驗條件和能力進行評估。那么這個評估具體指什么呢？

這里的評估就是希望備案的醫療機構根據藥物和醫療器械對外發布的監督檢查要點及判定原則首先對籌備情況進行自查，形成完整的評估報告以便后臺相關部門審核人員能夠對照報告快速了解機構實際籌備情況。

這里要求的評估可以是備案機構自行完成，也可以聘請外部獨立的第三方評估機構進行。在評估的過程中將發現的問題逐一進行整改，以免正式現場檢查的時候問題太多影響現場檢查結果。

總之，不管以哪種形式進行評估，最終都要形成完整的評估報告才行。

6、填報信息確認

小伙伴經常問到，在備案信息填寫的時候如何確定已經把應該填寫的信息都填寫完整了呢？

首先，在首頁界面有各個版塊信息填寫情況百分比，顯示100%就表示已經填寫完整，可以提交備案了。

在注冊及填報中遇到的大部分問題我們都可以參照系統首頁提供的《藥物和醫療器械臨床試驗機構備案管理信息系統機構用戶注冊說明手冊》來解決。

目前這個說明手冊2024年1月份已經更新到V1.3版本了，對登錄過程等進行了修改，大家參考的時候直接在系統首頁下載最新版本進行參考，不要通過網頁搜索到的版本作為參考。以免版本錯失導致無法操作。

7、迎檢通知及現場檢查

在提交備案以后大概多久相關部門會安排人員來現場檢查呢？

在國家藥品監督管理局會同國家衛生健康委員會2019年發布的《藥物臨床試驗機構管理規定》中明確規定：對于新備案的藥物臨床試驗機構或者增加臨床試驗專業、地址變更的，省藥品監督管理局相關管理部門應當在60個工作日內開展首次監督檢查。通常醫療器械臨床試驗機構備案后也是參照這個時限安排現場檢查。

在檢查前備案機構會收到迎檢通知嗎？

省局檢查組相關人員在確定好檢查時間后，原則上會在首次監督檢查前5-7個工作日通知被檢查機構，一般會通知到機構設置的聯絡人，以便被檢查機構有充足的時間進行迎檢準備工作。

來源：臨研堂